Cotação de compras: pare de fechar no primeiro orçamento

O material acabou, o comprador ligou para o fornecedor de sempre e fechou o pedido no mesmo dia. Só no mês seguinte alguém percebeu que outro fornecedor vendia o mesmo item mais barato, com frete incluso. A pressa custou caro, e ninguém ficou sabendo quanto.

Em resumo:

• Fechar no primeiro orçamento é cômodo, mas quase sempre deixa dinheiro na mesa.
• Comparar só o preço unitário engana: frete, prazo, condição de pagamento e impostos mudam o custo final.
• Uma cotação bem feita compara no mínimo três propostas, com os mesmos itens e as mesmas quantidades.
• Quando a cotação fica registrada no sistema, a comparação é rápida e a decisão fica documentada.

Por que a empresa fecha no primeiro orçamento

Na maioria das empresas pequenas e médias, a compra funciona no improviso:

• Falta tempo: o pedido é urgente, então o comprador fecha com quem atende o telefone.
• Costume: "sempre compramos dele" vira regra, mesmo sem ninguém conferir se o preço ainda é bom.
• Propostas em formatos diferentes: uma chega por e-mail, outra pelo WhatsApp, outra por telefone. Comparar vira trabalho braçal.
• Nada fica registrado: na próxima compra, ninguém lembra quanto cada fornecedor cobrou da última vez.

O resultado é uma empresa que compra sempre do mesmo jeito e nunca sabe se poderia ter pago menos. E o fornecedor percebe: quando ele sabe que não há concorrência, não tem motivo para oferecer desconto nem melhorar o prazo.

Preço baixo não é custo baixo

O erro mais comum na cotação é olhar só o preço do item. Veja um exemplo hipotético, para uma compra de 100 unidades:

	Fornecedor A	Fornecedor B
Preço por unidade	R$ 100,00	R$ 96,00
Frete	incluso	R$ 600,00 por conta do comprador
Custo por unidade com frete	R$ 100,00	R$ 102,00
Pagamento	28 dias	à vista

O fornecedor B parece mais barato, mas, com o frete, sai mais caro por unidade e ainda pede pagamento à vista. Numa cotação feita às pressas, essa conta passa batido.

Além do frete, entram na comparação:

• Prazo de entrega: o mais barato não serve se chega depois que a produção precisa.
• Condição de pagamento: pagar em 28 dias ou à vista muda o caixa da empresa.
• Impostos da operação: conforme o fornecedor e o produto, os tributos destacados na nota mudam o custo final. O que vira custo e o que vira crédito depende do regime da sua empresa.

Uma rotina simples de cotação

Uma boa cotação não precisa ser burocrática. Precisa de método:

1. Defina o que vai comprar: item, quantidade e data em que você precisa do material.
2. Peça no mínimo três propostas: sempre com os mesmos itens e as mesmas quantidades, para a comparação ser justa.
3. Compare pelo custo total: preço, frete, prazo de entrega, condição de pagamento e impostos, lado a lado.
4. Registre a decisão: quem venceu, por quê, e quais propostas foram descartadas.
5. Consulte o histórico na próxima compra: o último preço pago é o ponto de partida da negociação.

Uma cotação só funciona se a compra for pedida com antecedência. Veja como antecipar o que a fábrica vai precisar em Falta de matéria-prima: pare de travar a produção.

O que muda com a cotação no sistema

Quando a cotação sai do e-mail e da planilha e vai para o sistema, a rotina muda:

• As propostas ficam lado a lado: mesmo item, mesma quantidade, fornecedores comparados na mesma tela.
• O custo real aparece: frete, prazo, pagamento e impostos entram na comparação, e não só o preço unitário.
• A decisão fica documentada: qualquer pessoa consegue ver por que um fornecedor foi escolhido e outro, descartado.

Como o Genesis ajuda

No módulo de Compras do Genesis, a cotação resolve essa rotina:

• as propostas dos fornecedores são comparadas lado a lado, com preço, descontos, prazo, condição de pagamento, frete e impostos;
• os fornecedores recebem o convite e respondem por um formulário na internet, sem planilha e sem ninguém redigitar preço;
• a cotação aprovada vira ordem de compra, sem redigitar os itens.

Como fica a comparação das propostas com os fornecedores da sua empresa? Isso a gente mostra na demonstração.

Próximo passo

Pegue as três últimas compras importantes da sua empresa e responda: quantos orçamentos foram pedidos em cada uma? Se a resposta for "um", tem dinheiro ficando na mesa. Depois, agende uma demonstração e veja o Genesis comparando as propostas para você.

Conteúdo informativo. Confirme a aplicação no seu caso com seu contador.