Conciliação bancária: feche o mês sem caçar diferença

É fim de mês, o saldo do sistema não bate com o do banco e alguém passa a tarde inteira com o extrato impresso e uma caneta marca-texto. Um boleto foi pago, mas continua em aberto; outro lançamento aparece duas vezes. Enquanto a diferença não é encontrada, ninguém confia no número do caixa.

Em resumo:

A conciliação bancária confere se o que está no sistema é exatamente o que aconteceu no banco.
Os maiores vilões são a baixa manual de boletos e o lançamento feito de memória.
Conciliar toda semana é muito mais leve do que conciliar só no fechamento.
Com o extrato e os recebimentos entrando no sistema, sobra tempo para analisar, e não para digitar.

Por que o saldo não bate

Quase toda diferença entre o sistema e o banco nasce de um destes motivos:

Boleto pago e não baixado: o cliente pagou, mas o título continua em aberto. Resultado: cobrança indevida e cliente irritado.
Baixa em duplicidade: o mesmo recebimento é lançado duas vezes, por pessoas diferentes.
Tarifas e juros esquecidos: o banco debita uma tarifa que ninguém lançou.
Lançamento com data ou valor errado: um dígito trocado basta para o fechamento não bater.
Movimentação sem registro: uma transferência entre contas feita às pressas e nunca registrada.

Cada um parece pequeno. O problema é que eles se acumulam, e no fim do mês fica difícil descobrir de onde veio cada centavo de diferença.

O custo de conciliar na mão

A conciliação manual consome horas da equipe financeira, mas o custo maior é outro: decidir com números errados. Um caixa que parece mais folgado do que é leva a compras que não cabem no orçamento. Um contas a receber inflado por boletos já pagos esconde a inadimplência de verdade.

Também existe o risco de controle interno. Quando ninguém sabe quem conferiu o quê, erros e desvios passam despercebidos por mais tempo.

Como deveria funcionar

Uma conciliação saudável tem três movimentos:

1. Os recebimentos entram sozinhos

Em vez de alguém baixar boleto por boleto, o arquivo que o banco disponibiliza com os pagamentos do dia é importado, e os títulos pagos são baixados de uma vez. O que foi pago sai do contas a receber; o que não foi continua em aberto, pronto para a cobrança.

2. O extrato é comparado com o sistema

O extrato do banco entra no sistema e é colocado lado a lado com os lançamentos internos. O que bate é conciliado; o que não bate aparece como diferença, para ser investigado.

3. A conferência fica registrada

Cada conciliação guarda quem conferiu e quando. Depois de fechado, o período é protegido contra alterações, e o histórico fica disponível para a contabilidade e para a auditoria.

Uma rotina que cabe na semana

Você não precisa esperar o fim do mês para conciliar. Uma rotina simples:

Todo dia: importe os pagamentos de boletos do dia anterior e confira se os títulos foram baixados.
Toda semana: importe o extrato de cada conta e concilie os lançamentos compatíveis.
Na mesma semana: investigue cada diferença enquanto ela ainda é fácil de explicar.
No fechamento: confira os saldos finais e proteja o período contra alterações.

Sinais de que a conciliação precisa mudar

Faça um teste rápido com a sua equipe:

Existe alguma planilha paralela só para bater o saldo do banco?
Algum cliente já foi cobrado por um boleto que tinha pago?
O fechamento do mês atrasa por causa de diferenças bancárias?
Ninguém sabe dizer quem conferiu o saldo do mês passado?

Se a resposta for "sim" para duas ou mais perguntas, a conciliação está custando mais do que deveria.

O que muda com a conciliação em dia

Caixa confiável: o saldo do sistema é o saldo do banco, todos os dias.
Cobrança certa: só é cobrado quem realmente não pagou.
Fechamento mais rápido: as diferenças são tratadas ao longo do mês, não no último dia.
Controle interno: cada conferência tem responsável e data.

Como o Genesis ajuda

No módulo Financeiro do Genesis, a conciliação deixa de ser trabalho de caneta e papel:

o retorno bancário é importado e os boletos pagos são baixados automaticamente no contas a receber;
o extrato bancário é comparado com os lançamentos da tesouraria, mostrando o que já bate e a diferença que ainda precisa ser conciliada;
cada lançamento guarda quem conferiu e quando, e o extrato pode ser protegido contra alterações depois da conferência.

Na demonstração, mostramos esse fechamento acontecendo com a rotina financeira da sua empresa.

A conciliação fica ainda mais simples quando a venda já chega certa ao financeiro. Veja como no post Venda sem retrabalho: do orçamento à nota fiscal.

Próximo passo

Pegue o último fechamento e conte quantas horas a equipe gastou para bater o saldo do banco. Esse número é o ponto de partida. Depois, agende uma demonstração e veja o Genesis conciliando o mês com a realidade da sua empresa.