Notas contra o seu CNPJ: você sabe quais foram emitidas?

Uma nota fiscal foi emitida para o CNPJ da sua empresa, mas ninguém aqui pediu aquela mercadoria. Ou pior: a mercadoria chegou, foi guardada, e a nota só apareceu na mesa do financeiro semanas depois. Em muitas empresas, as notas de entrada só são vistas quando o papel chega, e aí já é tarde para contestar.

Em resumo:

• Toda NF-e emitida para a sua empresa fica registrada no fisco, mesmo que você nunca receba o papel.
• A manifestação do destinatário é a forma de dizer ao fisco se aquela operação aconteceu ou não.
• Acompanhar essas notas protege o CNPJ contra uso indevido e evita surpresas no fiscal e no financeiro.
• Com as notas chegando direto no sistema, a entrada da mercadoria deixa de ser digitada à mão.

O que são as notas emitidas contra o seu CNPJ

Quando um fornecedor emite uma NF-e com a sua empresa como destinatária, essa nota é autorizada pela Secretaria da Fazenda e passa a existir no ambiente do fisco, ligada ao seu CNPJ.

Isso vale para todas as notas: as compras que você fez, as que chegaram com erro e também as que você não pediu. Se ninguém da empresa acompanha essas notas, elas simplesmente acontecem sem que você saiba.

Por que isso importa

Deixar essas notas sem acompanhamento traz riscos concretos:

• Uso indevido do CNPJ: notas emitidas por quem a sua empresa nem conhece, que podem gerar questionamentos do fisco.
• Mercadoria faturada e não entregue: o fornecedor emitiu a nota, mas a carga nunca chegou.
• Nota com valor ou quantidade errados: descoberta só quando o boleto vence.
• Entrada atrasada: a mercadoria já está sendo vendida, mas ainda não entrou no estoque do sistema.
• Retrabalho no fiscal: a contabilidade encontra notas no fechamento que ninguém lançou.

A manifestação do destinatário

A manifestação do destinatário é o serviço que permite à sua empresa dizer ao fisco se participou ou não da operação descrita na NF-e. Existem quatro manifestações possíveis, segundo o Portal SPED de Minas Gerais e a Nota Técnica 2020.001 do Portal da NF-e:

Manifestação	Quando usar
Ciência da Emissão	Você sabe que a nota existe, mas ainda não tem como confirmar a operação. É opcional.
Confirmação da Operação	A operação aconteceu e, quando há mercadoria, ela foi recebida.
Desconhecimento da Operação	A sua empresa não pediu aquela operação.
Operação não Realizada	A operação foi pedida, mas não aconteceu, por exemplo, quando a mercadoria foi recusada.

Alguns pontos de atenção, conforme a mesma nota técnica:

• Depois de registrar a Ciência da Emissão, a manifestação conclusiva deve ser feita em até 180 dias da autorização da nota.
• Depois da Confirmação da Operação, o fornecedor não consegue mais cancelar a NF-e.
• Entre as manifestações conclusivas, vale sempre a última registrada.

Para algumas operações e setores, a manifestação é obrigatória. Confirme com o seu contador como a regra se aplica à sua empresa.

Uma rotina simples de acompanhamento

Acompanhar as notas emitidas contra o seu CNPJ não precisa tomar o dia de ninguém:

1. Todo dia: consulte as notas novas emitidas para a sua empresa.
2. Na chegada da mercadoria: confira a nota com o pedido de compra e com o que foi entregue.
3. Na mesma semana: registre a manifestação de cada nota: confirmação, desconhecimento ou operação não realizada.
4. Para notas estranhas: fale com o fornecedor e com o contador antes de manifestar.

O que muda com as notas no sistema

Quando as notas emitidas contra o CNPJ chegam direto ao sistema, a rotina muda de figura:

• Você vê a nota antes da mercadoria: dá para se preparar para o recebimento e barrar o que não foi pedido.
• A conferência fica registrada: quem manifestou, quando e com qual justificativa.
• A entrada deixa de ser digitada: os dados da nota viram entrada de estoque e contas a pagar, sem redigitar.

Como o Genesis ajuda

No módulo de Compras do Genesis, as notas emitidas para a sua empresa ficam num só lugar:

• as NF-e emitidas contra o seu CNPJ são baixadas da Secretaria da Fazenda e aparecem no sistema, com emitente, valor e situação de cada uma;
• a manifestação do destinatário é registrada ali mesmo, com o histórico de quem manifestou e quando;
• a nota conferida vira o registro de entrada automaticamente, alimentando o estoque e o contas a pagar.

Na demonstração, mostramos o acompanhamento das notas com a rotina de compras da sua empresa.

Quando a nota entra certa, o financeiro também agradece. Veja como fechar o mês com o banco batendo em Conciliação bancária: feche o mês sem caçar diferença.

Próximo passo

Pergunte hoje ao seu fiscal: quantas notas foram emitidas contra o CNPJ da empresa no último mês, e quantas foram manifestadas? Se ninguém souber responder, é hora de mudar a rotina. Depois, agende uma demonstração e veja o Genesis acompanhando essas notas para você.

Conteúdo informativo. Confirme a aplicação no seu caso com seu contador.